Ang isang plano sa trabaho ay isang mahalagang tool na makakatulong sa isang proyekto na magtalaga ng mga gawain, pamahalaan ang daloy ng trabaho at subaybayan ang iba't ibang mga bahagi at mga milyahe sa huling araw. Ang isang plano sa trabaho ay madalas na may tagal na anim hanggang 12 buwan, ngunit maaari itong maiakma, batay sa isang partikular na pangangailangan sa loob ng kumpanya. Ang pagpapatupad ng mga plano sa trabaho ay nakakatulong na maipahayag ang mga diskarte sa mga empleyado sa isang paraan upang mapabuti ang pagtuon at paghimok ng miyembro ng koponan. Suriin ang mga pangunahing sangkap na ito kapag bumubuo ng mga plano sa trabaho upang matiyak na hindi mo overlooking ang mahalagang mga detalye.
Tukuyin ang Mga Layunin at Layunin
Nang walang malinaw na mga layunin at layunin, ang mga miyembro ng koponan ay bulag na nagtatrabaho sa mga gawain nang walang layunin. Ang unang bagay na ginagawa ng isang plano sa trabaho ay upang tukuyin ang layunin ng proyekto at ang mga pangunahing layunin na makakamtan ng proyekto. Sa tinukoy na mga item, ang mga manggagawa ay nakagagawa ng mga gawain sa trabaho patungo sa nakamit na layunin.
Ang isang pagkakatulad ay magiging isang koponan ng soccer na tumatakbo lamang at sinipa ang bola; nang walang layunin na gumawa ng isang layunin sa isang tukoy na bahagi ng patlang, maraming pagtakbo at pagsipa lamang na walang nakakamit na layunin. Sa isang proyekto sa tanggapan, ang layunin ay maaaring ipatupad ang isang bagong IT security system na may mga layunin na i-back-up ang data bago ilipat, magtatag ng bagong safety protocol at magpatupad ng bagong pagsasanay sa kumpanya. Ang pagtukoy sa layunin ng plano ng trabaho ang iyong panimulang punto.
Isaayos ang Mga Koponan at Pamumuno
Kapag naitatag na ang mga layunin, ang mga tao ay itatalaga sa mga koponan o gawain. Maaaring may iba't ibang mga istrakturang kasangkot sa plano ng trabaho na may kasamang mga antas ng hierarchy pati na rin ang mga mapagkakatiwalaang antas ng koponan. Halimbawa, ang pagbuo ng isang bagong pabrika ay nangangailangan ng isang koponan ng konstruksyon, isang pangkat ng administratibo at isang pangkat ng engineering. Ang bawat koponan ay may pinuno na gumagana kasama ang iba pang mga pinuno ng koponan upang matiyak na gumagalaw ang mga bagay ayon sa iskedyul at badyet. Sa ilalim ng bawat pinuno ay maaaring iba`t ibang mga koponan. Ang koponan ng konstruksyon ay maaaring magkaroon ng isang koponan ng pagmamason, isang koponan ng elektrisidad at isang pangkat ng mabibigat na makinarya.
Itaguyod ang Mga Timeline ng Proyekto
Ang isang dating kasabihan sa negosyo ay "ang oras ay pera." Pagdating sa pamamahala ng proyekto, totoo ang adage na ito sa pagbuo ng mga plano sa trabaho. Ang mas matagal bago matapos ang isang proyekto, mas maraming gastos sa paggawa at materyales. Bilang karagdagan, kung mas mahaba ang oras upang makumpleto ang proyekto, ang kumpanya ay naghihirap mula sa gastos sa pagkakataon.
Kung ang pabrika na iyon ay hindi itinayo sa pagtatapos ng tag-init, maaaring tanggihan ng kumpanya ang mga order sa piyesta opisyal dahil hindi ito nagawa. Magtakda ng mga timeline na may mga milestones sa loob ng mga timeline na naglalarawan sa pag-usad. Kung may mga problema sa pagtugon sa mga milestones, tugunan ang mga ito upang maibalik sa maayos ang proyekto.
Itakda ang Badyet ng Project
Ang pagtatakda ng badyet ay nangangailangan ng pagtatalaga ng mga koponan at mga takdang timeline. Kadalasan, ang mga negosyong gumagamit ng mga third party bilang bahagi ng proyekto, ay nakakakuha ng mga bid para sa mga nakatalagang gawain. Ang pagbuo ng badyet sa plano ng trabaho ay gumagamit ng mga bid na ito, panloob na mga numero para sa paggawa at materyales, pati na rin ang anumang mga gastos sa abot-kayang tulad ng mga permit o ligal na bayarin. Dapat sirain ng badyet ng proyekto kung ano ang gastos ng bawat seksyon at koponan. Suriin ang kahusayan sa gastos sa mga milestones, upang matukoy kung ang isang koponan ay nasa track upang matugunan, lumipat o sumailalim sa badyet.
Pagtiyak sa Kalidad at Pagkontrol
Sa mga layunin, itinakdang mga milyahe ng panahon at badyet, ang isang tagapamahala ng proyekto ay may kakayahang magsagawa ng mga pagsubok sa kalidad ng katiyakan sa pag-unlad. Sa mga milyahe sa milyahe, dapat iulat ng mga pinuno ng koponan ang pag-usad, gastos at anumang alalahanin o hadlang na ipinakita. Tinutulungan nito ang manager ng proyekto na bumuo ng isang plano ng pagkilos upang atake sa mga problema, bago nila itakda ang kurso ng proyekto, alinman sa badyet o tagal ng panahon.
