Mayroong isang oras hindi pa nakakalipas - kahit na naging pangkaraniwan ang email - na ang mga tao ay magsusulat ng mga liham sa papel na nagpapasalamat sa iyo para sa isang trabahong mahusay, o magsusulat sila ng isang mabilis na tala sa isang card na Salamat. Ngayon, sa paglaganap ng mga smartphone at laptop, karamihan sa mga tala ng Salamat ay ipinadala bilang mga email. Ang pag-alam kung kailan ka dapat tumugon sa isang mabilis na mensahe at kung paano mo dapat parirala ang iyong tugon ay mahalaga, sa panahon kung kailan nagbabago ang pag-uugali ng halos kasing bilis ng teknolohiya.
Kailan Tumutugon ... At Kailan Hindi
Wala talagang patakaran na nagdidikta na dapat kang tumugon sa isang email na Salamat. Gayunpaman, kung nais mong magpatuloy sa isang relasyon sa negosyo o panatilihing masaya ang iyong mga kliyente, ang pagkilala sa email ay madalas na isang magandang ideya.
Kung ang isang salesperson ay magpapadala sa iyo ng isang email na nagpapasalamat sa iyong pakikipag-usap sa kanya sa telepono at hindi mo kailangan ng mga produkto ng kanyang kumpanya, ang pagtugon sa kanya ay maaaring magbukas ng pintuan sa isang walang katapusang serye ng mga mensahe na mas gusto mong hindi matanggap. Sa pagkakataong ito, katanggap-tanggap na tanggalin ang email.
Sa kabilang banda, kung ang isang customer ay magpapadala sa iyo ng isang email na nagpapasalamat sa iyong pambihirang serbisyo, marahil dapat kang tumugon. Katulad nito, kung ang email ay naglalaman ng mga katanungan na nangangailangan ng tugon, marahil ay dapat kang tumugon.
Sinasalamin ang Iyong Tugon
Tulad ng karamihan sa mga tugon sa email, ang pag-mirror ay isang mabuting paraan upang matiyak na ang iyong tugon ay tinanggap ng ibang tao. Kung ang email ng Salamat ay mayroon ang iyong buong pangalan at gumagamit ng isang pormal na istilo ng pagsulat, o isang simpleng pangungusap na walang bantas o paggamit ng malaking titik, karaniwang maaari kang tumugon sa uri.
Tumugon sa Mga Email ng Customer
Kapag ang isang customer ay gumugugol ng oras upang sumulat sa iyo ng isang email na Salamat, dapat kang palaging tumugon, kahit na makilala lamang na natanggap mo ito. Hindi lamang ang mga masasayang kostumer ay naging mga paulit-ulit na customer, mas malamang na mag-refer sa iyo ang kanilang mga kaibigan at kasama.
Ang isang paraan upang maipakita na pinahahalagahan mo ang mahusay na feedback ay ang tanungin ang iyong customer kung maaari mong gamitin ang kanilang email bilang isang patotoo upang i-print sa iyong dingding o upang ilagay sa iyong website.
Halimbawa:
Mahal na Ms. Frazier,
Salamat sa paglalaan ng oras upang sumulat sa akin. Palagi akong nalulugod na marinig mula sa isang masayang customer! Maaisip mo ba kung na-quote ka namin sa pahina ng testimonial sa aming website?
Tumugon sa Mga Aplikante sa Trabaho
Ang mga aplikante sa trabaho ngayon ay halos palaging sumusubaybay sa isang Salamat, hindi alintana kung gaano kahusay o gaano kahusay ang naging panayam. Ang hindi pagtugon sa email ng isang aplikante ay bihirang isang mahusay na tugon, dahil mayroong isang magandang pagkakataon na maaari kang makipag-ugnay sa iyo muli.
Maliban kung napagpasyahan mong bigyan ang aplikante ng trabaho, ang iyong tugon ay hindi dapat magpahiwatig na ang aplikante ay maaaring makakuha ng trabaho. Siyempre, kung hindi ka napagpasyahan, ang tugon ay hindi dapat maibas sa kanilang pag-asa. Panatilihin ang isang propesyonal na tono at ipaalam sa aplikante kung ano ang dapat niyang asahan bilang isang susunod na hakbang.
Halimbawa:
Ito ay isang kasiyahan sa pagtagpo sa iyo. Mag-iinterbyu pa kami ng ilan pang mga kandidato sa mga susunod na araw. Kung magpasya kaming magpatuloy sa isang pangalawang panayam, makikipag-ugnay ako sa iyo bago ang katapusan ng linggo.
Kung natitiyak mo na ang kandidato ay hindi magandang tugma para sa iyong samahan, maaari kang pumili na maging mas direkta.
Halimbawa:
Ito ay isang kasiyahan sa pagtagpo sa iyo. Sa kasamaang palad, duda ako na susundan namin para sa isang pakikipanayam sa oras na ito. Gayunpaman, panatilihin namin ang iyong resume sa file, kung mayroon kaming ibang pagbubukas. Nais kong ikaw ang pinakamahusay sa iyong paghahanap sa trabaho.
Pansinin na sa parehong halimbawa, pinaghiwalay ng manunulat ang kanyang sarili sa kumpanya, na parang sinasabi, "kahit na personal kong nasiyahan ang pakikipag-usap sa iyo, ang kumpanya ay kukuha ng iba." Makakatulong ito na mabawasan ang sakit ng pagtanggi sa pamamagitan ng hindi ito paggawa ng personal.
