Ang pagbili ay responsable para sa proseso ng pagkuha. Nangangahulugan ito na tinitiyak nito ang pagbibigay ng mga kalakal, materyales sa paggawa at kagamitan sa paggawa upang maganap ang isang maayos na proseso ng produksyon at pagbebenta. Para sa mga ito, kailangang makuha ang mga kalakal sa tamang oras, sa tamang dami, at sa tamang dami. Kung bumagsak ang proseso ng pagbili, may peligro na ang negosyo ay hindi makagawa ng mga produkto o mapanatili ang mga istante na naka-stock na may sapat na dami upang matugunan ang pangangailangan ng customer.
Ano ang Pagbili?
Ang lahat ng mga negosyo ay nangangailangan ng mga tiyak na kalakal, materyales at kagamitan upang makagawa ng mga produkto, mag-alok ng mga kalakal na ipinagbibili sa mga customer, o isagawa ang mga serbisyo na ibinebenta nila. Kailangang tiyakin ng isang tao na ang mga kalakal na ito ay binili sa kumpanya, sa tamang dami at sa tamang oras, upang matugunan ang mga kinakailangan ng kumpanya. Ang papel na iyon ay nahuhulog sa departamento ng pagbili, o pagbili.
Ang papel mismo ay isang malawak, na sumasaklaw sa mga lugar tulad ng pagtatasa sa merkado, negosasyon sa mga tagatustos at tagagawa, transportasyon, mga pagpipilian sa pag-iimbak, mga teknolohiya sa pagkuha at oras ng pag-order upang matiyak na ang mga kalakal ay binili bilang matipid at mahusay na oras hangga't maaari. Ang mga tiyak na pag-andar ay kinabibilangan ng:
- Kinikilala ang mga kinakailangan para sa mga kalakal, materyales at serbisyo.
- Kinikilala ang maaasahang mga tagapagtustos.
- Negosasyon sa presyo.
- Paghahambing ng mga tuntunin sa paghahatid.
- Ang pagtaguyod ng dami ng order.
- Pagsulat ng mga kahilingan para sa mga bid at paggawad ng mga kontrata sa supply.
- Coordinating delivery sa warehouse laban sa mga capacities ng imbakan.
- Pagsubok ng produkto at kontrol sa kalidad.
- Pamamahala ng mga badyet at pagbabayad.
Strategic vs. Tungkulin sa Pagpapatakbo ng Kagawaran ng Pagbili
Dahil ang tungkulin ng departamento ng pagbili ay magkakaiba-iba, malamang na hatiin namin ito sa dalawang mga sub-function: madiskarteng pagbili at pagpapatakbo pagbili.
Ang pagbili ng madiskarteng responsable para sa pagpaplano ng lahat ng mga mataas na antas na gawain at desisyon na kasabay ng pagkuha. Sa tungkuling ito, itatakda ng departamento ng pagbili ang pangkalahatang direksyon ng pagkuha batay sa mga pangangailangan at layunin ng kumpanya, suriin ang mga tagapagtustos at paunlarin ang mga pangmatagalang ugnayan sa kabuuan ng supply chain. Ang layunin ay upang mapagkukunan ang mga kalakal hangga't maaari sa ekonomiya habang tinitiyak ang pinakamababang posibleng panganib sa negosyo. Maaaring magsama ito ng mga pagpapasya tungkol sa kung ang mga produkto o bahagi ay gawa sa loob ng bahay o binili mula sa mga panlabas na tagapagtustos.
Ang pagbili sa pagpapatakbo, na kilala rin bilang taktikal na pagbili, ay nangangalaga sa mga administratibong aspeto ng pagbili. Ito ay isang panandaliang, transaksyonal na papel na nakatuon sa paulit-ulit na pag-order, pagtanggap ng imbentaryo at mga pagbabayad ng invoice pati na rin ang paghawak ng mga pagbalik at reklamo. Sa pagpapatakbo ng sumbrero nito, ang departamento ng pagbili ay mas mag-aalala sa pagpapanatiling tumatakbo ang linya ng produksyon kaysa sa pag-unawa sa mga kakayahan ng tagapagtustos o pagsuporta sa mga pangmatagalang pangangailangan ng kumpanya.
Ngayong alam mo na kung ano ang departamento ng pagbili, tingnan natin ang ilan sa mga pangunahing tungkulin at pag-andar nito.
Kailangan ng Pagsusuri at Mga Tagatustos
Ang panimulang punto para sa madiskarteng pagbili ay ang benchmark kung paano kasalukuyang gumaganap ang negosyo, kung paano ginagamit ang mga mapagkukunan, at kung ano ang mga gastos sa pagbili bawat departamento, koponan o pagpapaandar ng trabaho. Titingnan ng departamento ng pagbili ang tilapon ng paglago ng kumpanya at magkaroon ng isang plano upang matulungan ang negosyo na makagawa ng mas mahusay at / o makatipid ng mga gastos.
Sa parehong oras, susuriin ng departamento ng pagbili ang merkado ng tagapagtustos upang makita kung gumagamit ang kumpanya ng tamang tagapagtustos, sa tamang punto ng presyo, upang matugunan ang mga pangangailangan ng negosyo. Maaaring ihambing ng koponan ang maraming mga tagapagtustos, kabilang ang mga nakabase sa ibang mga bansa, upang maghanda ng isang listahan ng mga posibleng tagapagtustos.
Mga Kontrata ng Tagatustos ng Award
Ang bawat negosyo ay magkakaroon ng kani-kanilang mga kinakailangan ngunit sa pangkalahatan, titingnan ng koponan ang gastos, kalidad, reputasyon, pagiging maaasahan, kakayahan sa produksyon at mga iskedyul ng paghahatid ng bawat tagapagtustos bago igawad ang isang kontrata ng tagapagtustos. Ang kakayahan sa teknolohikal ay maaaring isang pagsasaalang-alang sa ilang mga industriya. Ang kawalan ng kakayahan ng isang tagapagtustos na matugunan ang anuman sa mga kinakailangang ito ay maaaring magresulta sa mga makabuluhang pagkalugi para sa kumpanya kaya't mahalaga na tama ang mga pagpapasyang ito. Sa malalaking kumpanya, ang departamento ay maaaring magpasiya tungkol sa kung gagawin nila sa loob ng bahay ang mga produkto.
Ang paghahanap ng tamang kalakal sa tamang presyo ay maaaring maging kumplikado at matagal, at ang departamento ng pagbili ay maaaring gumamit ng proseso ng mapagkumpitensyang tender (pag-bid) upang pumili ng isang tagapagtustos. Karaniwang kasangkot dito ang isyu ng isang "Kahilingan para sa Panukala" na nag-iimbita ng mga interesadong tagatustos na magsumite ng isang quote o bid at ipaliwanag kung paano nila natutugunan ang pamantayan sa pagpili.
Maaari ring tumawag ang koponan para sa mga pahayag sa pananalapi, sanggunian at ulat ng kredito upang masuri nila ang kalusugan ng kumpanya ng pag-bid. Maaaring sundin ang mga negosasyon sa presyo habang sinusubukan ng departamento ng pagbili na makamit ang pinakamahusay na posibleng presyo ng yunit. Maaaring isama dito ang mga negosyong diskwento batay sa dami, may tiered o nagtapos na pagpepresyo depende sa mga pangangailangan ng kumpanya.
Pagpipili at Mga Pakikipag-ugnay sa Tagatustos
Hindi karaniwan para sa mas malalaking kumpanya na magkaroon ng maraming mga tagapagtustos sa kanilang mga libro, at isang mahalagang papel ng departamento ng pagbili ay ang pamahalaan at mapanatili ang mga ugnayan na ito. Ang malapit na pakikipagtulungan sa mga pangunahing tagatustos ay nangangahulugang maaari kang magbahagi ng kaalaman tungkol sa mga pagbabago sa merkado, mga bagong produkto at teknolohiya o iba pang mga kadahilanan na maaaring makatulong sa iyo na manatiling mas maaga sa kumpetisyon.
Ang isang tingi na negosyo, halimbawa, ay dapat na pagbabahagi ng puna mula sa mga customer tungkol sa mga mayroon nang produkto at paggamit ng kaalamang ito upang makabago ng bago at pinahusay na mga alok ng produkto.
Pagkontrol ng Pag-order at Imbentaryo
Sa antas ng pagpapatakbo, mahalaga na magkaroon ng tamang dami ng mga hilaw na materyales sa warehouse o tamang dami ng mga produkto sa istante sa eksaktong oras kung kailan lumalakad ang customer sa pintuan. Ang pag-ubos ng mga produkto ay nangangahulugang nawala sa iyo ang mga benta at ang iyong mga customer ay maaaring lumingon sa mga kakumpitensya upang makuha ang mga produktong kailangan nila. Nangangahulugan ang Overstocking na potensyal na magbabayad ka ng higit sa mga gastos sa pag-iimbak at patakbuhin mo ang peligro ng produkto na maging luma bago ka magkaroon ng pagkakataong gamitin o ibenta ito.
Pangkalahatan, ang departamento ng pagbili ay magkakaroon ng mga system sa lugar na kung saan ay nagpapalitaw ng isang order ng stock tuwing aabot ang isang tiyak na dami ng imbentaryo. Para sa mga gumagamit ng isang sistema ng pamamahala ng paninda, ang minimum na stock at ang dami ng order ay karaniwang paunang natukoy at awtomatikong iniutos ng software.
Nangangahulugan ito na ang isang mahusay na stock na warehouse ay garantisado, at ang departamento ng pagbili ay maaaring tumuon sa pagsuri ng mga item at mga invoice para sa kawastuhan, at pagsabay sa mga petsa ng paghahatid sa koponan ng warehouse.
Pagsunod at Pagkontrol sa Kalidad
Ang pagkontrol sa kalidad ay isang mahalagang bahagi ng proseso ng pagkuha. Kailangang patuloy na siyasatin ng departamento ng pagbili ang kalidad, pagganap at pagiging maaasahan ng tagapagtustos upang matiyak na hindi sila umaalis sa kasiyahan. Para sa mga tagatustos sa ibang mga bansa, maaaring kasama dito ang pagsubaybay sa karapatan, kabayaran at mga kondisyon sa pagtatrabaho ng mga manggagawa. Mahalagang maging malinaw kung saan nakasalalay ang pananagutan.
Madalas na sinabi na "kung ano ang nasusukat ay tapos na." Ang isang mahalagang papel ng departamento ng pagbili ay pag-aralan at sukatin ang data ng pagganap upang matiyak na nakakamit ng mga tagapagtustos ang nais na mga kinalabasan, alinsunod sa diskarte sa pagkuha ng kumpanya. Halimbawa, maaaring sukatin ng kagawaran:
- Ang porsyento ng mga produktong naihatid sa oras.
- Ang bilang ng mga tagapagtustos na ginamit at kung magkano ang ibinibigay nilang produkto.
- Pagkakaroon ng supplier.
- Oras ng tingga.
- Mga rate ng depekto ng produkto.
Pinapayagan ng mga sukatang ito ang departamento ng pagbili upang masuri kung gaano natutupad ng mga tagapagtustos ang mga kinakailangan ng kumpanya, kung gaano kahusay ang pagtugon nila sa kagyat na pangangailangan, at kung sa kumpanya ay labis na umaasa sa isa o dalawang pangunahing mga tagapagtustos lamang na maaaring iwanang mahina ang kumpanya kung pumupunta ang supplier. suso Gamit ang data na ito, maaaring muling bisitahin ng departamento ng pagbili ang istratehikong plano at magsagawa ng mga pagsasaayos kung kinakailangan.
