Ang mga pare-pareho na pamamaraan ay nagdaragdag ng iyong mga posibilidad na magsagawa ng pare-pareho, de-kalidad na trabaho. Ang isang Pamantayan sa Pamamaraan sa Pagpapatakbo, o SOP, ay isang dokumento na nagbibigay ng mga sunud-sunod na tagubilin sa kung paano maisagawa ang isang partikular na aktibidad sa negosyo, tulad ng pagmamanupaktura o pag-iingat ng talaan. Bagaman ang karamihan sa mga SOP ay ipinakita bilang mga dokumento sa teksto, maaari rin silang maglaman ng mga larawan o video upang matulungan na linawin ang kanilang mga tagubilin.
Mga Seksyon ng SOP
- Layunin: Inilalarawan ng seksyong ito ang dahilan kung bakit nilikha ang dokumento. Ang impormasyong ito ay dapat na ipakita bilang isang maikling talata na nagsasaad ng likas na katangian ng pamamaraan at kung bakit ito ginagawa ng iyong negosyo.
- Saklaw: Susunod, ang SOP ay nagbibigay ng isang maikling talata na naglalarawan kung aling mga aktibidad ang nasa ilalim ng pananaw ng pamamaraan.
- Mga Kahulugan: Dito, tinutukoy mo ang anuman sa mga tuntunin ng pamamaraan na nangangailangan ng espesyal na paglilinaw. Ang seksyon na ito ay nakasalalay sa industriya at maaaring alisin, kung hindi ito nauugnay o kinakailangan.
- Mga Sanggunian: Ang seksyon na ito ay naglilista ng iba pang mga sumusuportang dokumento at materyal, tulad ng isang manwal sa kalidad o isang pamantayang pang-internasyonal. Ang seksyon na ito ay nakasalalay din sa industriya, at sa ilang mga kaso, maaaring matanggal, lalo na kung ang mga pamamaraan ay nagpapaliwanag sa sarili.
- Mga Kinakailangan: Ito ang iyong pagkakataon upang ilarawan ang anumang mga kinakailangan na dapat na nasa lugar bago ipatupad ang pamamaraan, tulad ng pagsasanay sa tauhan upang mabuo ang mga kinakailangang kasanayan.
- Mga Pananagutan: Ipinapaliwanag ng seksyong ito kung sino ang responsable para sa aling mga aspeto ng pamamaraan.
- Mga hakbang sa pamamaraan: Ang seksyong ito ay magbibigay ng mga sunud-sunod na tagubilin na naglalarawan kung paano gawin ang aktibidad ng negosyo. Mahalagang gawing hindi maliwanag ang mga tagubilin. Ang mga mas maiikling pangungusap ay mas madaling sundin, lalo na kung ang mga hakbang na dapat isagawa nang sunud-sunod. Hatiin ito sa maraming mas maiikling seksyon kung ito ay masyadong mahaba.
Simpleng Halimbawa ng Pamantayang Mga Pamamaraan sa Pagpapatakbo
Narito ang isang simpleng SOP para sa isang bangko upang mapatunayan ang pagkakakilanlan ng isang lakad sa costumer:
- Layunin: Inilalarawan ng pamamaraang ito ang mga hakbang na kinakailangan upang ma-verify ang pagkakakilanlan ng customer.
- Saklaw: Nalalapat ang pamamaraang ito sa anumang customer ng walk-in o isang customer sa drive-by windows ng lahat ng mga sangay ng ACME Bank.
- Mga Pananagutan: Lahat ng mga empleyado ng sangay na nagsasagawa ng mga tungkulin sa kahera ay may responsibilidad na i-verify ang pagkakakilanlan ng customer.
- Pag-verify ng Pagkakakilanlan ng Customer: Dapat i-verify ng bawat kahera ang pagkakakilanlan ng bawat customer bago magsagawa ng mga pag-withdraw ng cash o pagsasagawa ng mga paglilipat sa pagitan ng mga account. Dapat humiling ang cashier ng isang photo ID mula sa customer at i-verify na ang pangalan sa ID ay tumutugma sa pangalan sa account, at ang customer, sa katunayan, ang taong nakalarawan sa photo ID.
Paano Gumamit ng SOPs
Gumagamit ang mga tagapamahala ng mga SOP upang makipag-usap sa kawani at ipaliwanag kung paano maisagawa ang ilang mga pagpapatakbo ng kumpanya. Ang mga empleyado ay maaaring gumamit ng mga SOP para sa sanggunian kapag natututo makumpleto ang ilang mga gawain ayon sa itinatag na mga protokol. Ang mga ahensya ng pagkontrol, tulad ng Food and Drug Administration, ay gumagamit ng mga SOP kapag tinutukoy kung ang mga proseso ng isang kumpanya ay nakakatugon sa mga pamantayan ng ahensya.
