Ang pagsulat ng isang liham sa negosyo ay nangangailangan sa iyo na sundin ang ilang mga patakaran ng pag-uugali upang mapanatili ang isang propesyonal na imahe. Dapat mong tugunan ang tatanggap ng pangalan, kung maaari, sa halip na magpadala ng isang generic na liham. Kapag sumusulat sa isang lalaki, tinutukoy siya bilang "Mr." ay isang pangkaraniwan at katanggap-tanggap na pagsasanay. Gayunpaman, kung nagpapadala ka ng isang sulat sa negosyo sa isang ginang, ang pagpili ng iyong pagbati ay maaaring mas kumplikado.
Mga Nilalaman ng isang Liham Pangangalakal
Ang mga nilalaman ng iyong liham sa negosyo ay mahalaga. Sa pangkalahatan, ang impormasyong kasama sa iyong liham ay dapat na nakasulat sa isang maigsi na pamamaraan, na may malinaw na nakasaad na mensahe na nais mong iparating. Siguraduhin na ang iyong liham ay walang mga pagkakamali sa pamamagitan ng pag-edit ng mabuti dito bago ipadala ito. Bago ang iyong pagbati, magsama ng isang paksa o linya ng sanggunian upang alertuhan ang mambabasa ng iyong layunin para sa pag-mail.
Ang isang karaniwang pagbati sa negosyo ay nagsisimula sa "Mahal," anuman ang mga tatanggap na kasarian, at susundan ng isang pamagat at apelyido. Sa pagtatapos ng iyong liham, lagdaan ang iyong una at huling pangalan sa iyong nai-type na pangalan at pamagat ng trabaho. Palaging gumamit ng una at huling pangalan maliban kung kayo at ang tatanggap ay pamilyar sa bawat isa.
Kilalang Katayuan sa Pag-aasawa
Kung alam mong single ang tatanggap mong babae, ang isang katanggap-tanggap na pamagat ay "Ms." o "Miss" bago ang kanyang apelyido. Para sa mga babaeng may asawa, "Mrs." at "Ms." ay naaangkop na mga tuntunin ng address. Ang ilang mga babaeng may asawa ay gumagamit ng ibang apelyido kaysa sa kanilang asawa. Kung ang sulat ay nakatuon sa kanilang dalawa, ang iyong pagbati ay dapat gumamit ng parehong mga pangalan, tulad ng "G. Jones at Ginang (o Ms.) Smith." Kung nakatanggap ka ng isang liham o pagtatanong mula sa isang ginang na tumutukoy sa kanyang sarili sa unang pangalan ng kanyang asawa, kung gayon ang iyong sulat sa pagsagot ay maaaring maabot sa kanya sa parehong pamamaraan, tulad ng "Ginang Kenneth Jones."
Hindi Kilalang Katayuan o Pangalan
Sa isang liham pang-negosyo sa isang babae na hindi kilala ang katayuan sa pag-aasawa, maaari mo siyang tawaging "Ms." sinundan ng apelyido niya. Kung hindi ka sigurado sa kasarian ng isang tao, gamitin ang buong pangalan sa isang liham pang-negosyo, tulad ng "Mahal na Jordan Jones." Kung nagpapadala ka ng mga sulat sa isang babaeng target na merkado at wala kang mga indibidwal na pangalan, ipadala ang iyong liham sa "Mahal na Madam." Gayunpaman, maaari kang magkaroon ng isang mas mahusay na tugon sa iyong paghingi kung gagamitin mo ang pangalan ng tao, sa halip na isang generic na kahalili.
Gumamit ng Mga Pamagat na Propesyonal
Gamitin ang pamagat na pang-propesyonal ng isang ginang upang tugunan siya sa isang liham pang-negosyo, tulad ng "Inspektor Heneral Smith," kung naaangkop, lalo na kung hindi ka sigurado kung ang tatanggap mo ay isang babae. Gumagawa din ito kung hindi mo alam ang kanyang katayuan sa pag-aasawa. Kung ang ginang ay kasal at ang asawa ay may pamagat ngunit ang asawa ay hindi, ang liham ay maaaring ipadala kay "Dr. Jones at Gng. Jones." Kung ang parehong asawa ay mga doktor, halimbawa, maaari mong gamitin ang kanilang mga unang pangalan sa iyong pagbati, tulad ng "Drs. Joseph at Catherine Jones."
