Sa ilang mga industriya, nagtatrabaho ang mga vendor nang buo mula sa mga order ng pagbili o mula sa detalyadong mga kontrata sa pagbili, ngunit ang karamihan sa mga negosyo ay kailangang isa-isa ang pag-ring ng mga transaksyon. Nakasalalay sa iyong industriya, maaari kang kumukuha ng cash, mga tseke, kard o isang random na kumbinasyon ng lahat ng tatlo. Ang isa sa pinakamahalagang pangangailangan para sa anumang negosyo na nakatuon sa mga benta ay isang paraan upang gumawa at maitala ang mga benta, at iyon ang para sa isang POS machine.
Ano ang isang POS Machine?
Ang buong kahulugan ng POS ay "point of sale," o, sa madaling salita, ito ay kung saan natapos ang iyong transaksyon. Ang term na mismo ay maaaring magkaroon ng isang pares ng iba't ibang mga interpretasyon. Sa pinakamakitid na kahulugan, nangangahulugan ito na ang terminal na nakaupo sa tabi ng cash register upang maproseso ang mga credit at debit card, at anumang mga card ng regalo na tinatanggap mo sa iyong negosyo. Mas madalas, kapag nagsasalita ka tungkol sa isang POS machine, maiisip mo ang tungkol sa buong terminal, na mayroong isang nagbibigay-kaalaman na screen at may kakayahang hawakan ang bawat uri ng pagbabayad. Mayroong maraming mga aparatong POS na may espesyal na layunin din, at nahuhulog sila sa isang lugar sa pagitan ng simpleng terminal ng card at isang komprehensibong, ganap na sistema ng POS. Kung dadalhin ka man ng iyong mga pangangailangan sa high-end o sa low-end, ang bawat POS machine ay kailangang hawakan ang ilan sa parehong mga pangunahing pag-andar.
Pangunahing Mga Pag-andar ng POS
Ang orihinal na POS machine ay isang simpleng cash register. Hindi ito gaanong nagawa sa pamamagitan ng mga modernong pamantayan, ngunit nagtala ito ng bawat benta na naipasok ng isang kahera. Mula doon, hangga't alam mo kung magkano ang pera hanggang sa simulan ang araw, maaari kang mag-ehersisyo kung may nawalang pera. Ipinakita sa iyo ng iyong pang-araw-araw na kabuuan kung tumataas o bumababa ang iyong mga benta, at mula sa pagbibilang ng bilang ng mga transaksyon, maaari mong maisagawa ang halaga ng iyong average na pagbebenta. Kung alam mo ang halaga ng dolyar ng iyong panimulang imbentaryo, maaari ka ring umatras mula sa kabuuan ng iyong mga benta upang malaman kung nawawalan ka ng pera sa pagnanakaw ng imbentaryo o hindi naitala ang mga benta. Ang mga ito ay ang lahat ng mga pangunahing pag-andar ng POS, at kahit na ang pinakamaagang cash register ay ginawang mas madali ang pagpapatakbo ng isang negosyong batay sa benta.
Sa paglipas ng mga taon, ang mga cash register ay naging mas may kakayahang. Maaari silang mai-program upang magdagdag ng naaangkop na mga buwis sa presyo ng pagbebenta, upang hindi mo manu-mano ang mga ito, at maitala din nila ang mga halaga ng buwis para sa mga layunin sa accounting. Maaari silang magbigay ng mga subtotal ayon sa kategorya ng produkto o produkto, at kalaunan - dahil ang mga computer ay naging mas mura at sa pangkalahatan ay mas magagamit - sila ay dinisenyo upang makipag-ugnay sa computerized back-end software. Iyon ang puntong kung saan ang tradisyunal na cash register ay nabago sa isang point-of-sale na sistema, habang ginagamit namin ang term na ngayon.
Mga Sistema ng POS ng Tingi
Ang isang modernong retail machine ng POS ay lampas sa pangunahing mga pag-andar ng isang old-school cash register, kahit na mukhang isa sa labas. Sa isang cash register ng ninuno, kailangan mong ipasok nang manu-mano ang presyo ng bawat produkto; Ngayon, gayunpaman, ang mga presyo ay paunang naka-program sa system at nababasa mula sa isang scanner ng bar code. Bumabawas nang malaki sa potensyal para sa mga pagkakamali, at nagpapabuti din ito sa kawastuhan ng iyong mga ulat sa pagbebenta. Ang POS terminal ay maaaring i-set up upang subaybayan at maitala ang iyong mga benta ng mga produkto at serbisyo sa halos anumang paraan na makabuluhan sa iyo, at karaniwan, direktang nakikipag-ugnay ito sa iyong accounting software upang ang impormasyon ay palaging nasa iyong mga kamay.
Ang POS machine mismo ay maaaring magmukhang isang cash register na may isang cash drawer sa ilalim, isang tradisyonal na pag-aayos ng keyboard at isang built-in na resibo ng printer na gumagamit ng isang rolyo ng makitid na papel upang mai-print ang mga slip nito. Ang ilang mga system ay kumuha ng ibang diskarte, paglalagay ng isang maliit na computer sa ilalim ng counter gamit ang cash drawer at paggamit ng isang keyboard na istilo ng computer upang ipasok ang anumang data na hindi nagmula sa mga bar code scanner. Ang isa pang istilo ng POS machine ay ang layo ng keyboard sa kabuuan, gamit ang mga touch screen upang ipasok ang impormasyon. Ang istilo ng terminal na iyong ginagamit ay hindi talaga ang pinakamahalagang bagay. Ang lahat ng tatlong uri ng ito, pati na rin ang mas dalubhasang mga terminal ng angkop na lugar, gumana lamang bilang isang front end para sa software na talagang nagpapatakbo ng iyong shop.
Ang Mga Transaksyon Ay Simula Na Lang
Ang pag-ring sa isang pagbebenta ay ang pinaka-pangunahing bagay na ginagawa ng isang POS machine, ngunit hindi mo kailangan ng isang piraso ng sopistikadong kagamitan para doon. Maaari mo itong gawin sa isang panulat at isang libro ng resibo, kung kailangan mo, at maraming mga maliliit na operator na eksaktong ginagawa iyon. Ang problema sa pagsubaybay nang manu-mano sa iyong mga transaksyon ay ang gugugol ng oras, at nililimitahan nito ang paglago ng iyong kumpanya. Ang isang moderno, computerized na POS system ay idinisenyo upang i-streamline ang iyong pag-access sa lahat ng iyong impormasyon sa benta, para sa paggamit ng accounting at pamamahala. Ang kakayahang gawing isang bagay na mapapamahalaan ang raw data ng benta ay kung ano ang talagang babayaran mo.
Naka-streamline na Accounting at Pag-uulat
Ang daloy ng cash ay maaaring dugo sa buhay ng isang negosyo, ngunit ang impormasyon ay ang buto at ugat, at doon magsisikat ang isang mahusay na sistema ng POS. Inilalagay nito ang lahat ng iyong impormasyon sa pagbebenta nang direkta sa mga kamay ng iyong mga accountant, alinman sa pamamagitan ng pag-export ng data sa iyong accounting system o - perpekto - sa pamamagitan ng direktang pagsasama sa iyong accounting software. Ang pag-aalis ng labis na hakbang ng pagpasok ng data ay nagbibigay sa iyo ng mas mabilis na pag-uulat, at daanan nito ang isang punto kung saan ang mga pagkakamali ay maaaring gumapang sa iyong accounting. Ang lahat ng iyong data ng benta ay nasa iyong mga kamay araw-araw, madalas na hanggang sa pangalawang batayan, kaya't ang mga desisyon sa pamamahala na iyong gagawin ay palaging batay sa solidong impormasyon.
Nais mo bang malaman kung aling mga produkto o kategorya ang pinakamahusay na nagbebenta sa bawat lokasyon o sa bawat departamento? Aling mga paglilipat, o aling mga indibidwal na salespeople, ang may pananagutan sa paglipat ng pinakamaraming produkto? Ilan sa mga customer ang pinagsamantalahan ng iyong pinakabagong alok na kupon o dumating para sa produktong iyong na-advertise lamang sa isang partikular na lugar? Dapat sabihin sa iyo ng iyong POS system ang mga bagay na iyon, o dapat ay kaya nito, na may kaunting pag-aayos.
Perpetual Inventory
Ang isa pang bagay na gagawin ng isang POS system para sa iyo, at ito ay isang napakahalaga, ay upang bigyan ka ng hanggang sa petsa ng impormasyon sa iyong mga antas ng imbentaryo. Itinatala ng computer ang iyong panimulang imbentaryo para sa panahon, at pagkatapos ay sinusubaybayan ang paglabas ng mga benta at mga order na papasok, kaya sa anumang naibigay na sandali, dapat na napapanahon ang naipakitang imbentaryo sa iyong computer. Tinawag iyon na "walang hanggang imbentaryo," at pareho itong isang kaginhawaan at isang pangunahing tool sa pamamahala. Kung mayroon kang isang tumpak, napapanahong imbentaryo, at isang solidong projection ng kung ano ang dapat na mga benta sa mga darating na linggo o buwan, maaari ka lamang mag-order ng mas maraming imbentaryo na malamang na kailangan mo.
Ang pag-order lamang ng kailangan mo, kapag kailangan mo ito - makikita mo itong inilarawan bilang "sa tamang oras" na pag-order - ay maaaring maging isang tunay na tagabago ng laro. Ang iyong mga mapagkukunan ng pera ay hindi nakatali sa labis na imbentaryo, kakailanganin mo ng mas kaunting espasyo sa warehousing, at mas malamang na makita mo ang iyong sarili na nagmamarka ng hindi napapanahong paninda lamang upang mawala ito.
Pamamahala sa Physical Inventory
Ang ilang mga system ng POS ay makakatulong sa iyo sa pamamahala ng iyong pisikal na imbentaryo. Masusubaybayan nila ang iyong mga papasok na produkto ayon sa kategorya, ayon sa pisikal na lokasyon, o anumang iba pang pamantayan na sa tingin mo ay mahalaga. Kapag oras na upang bilangin ang iyong pisikal na imbentaryo, at pagkatapos ay ihambing ito sa walang hanggang pagsasaayos ng computer, maaaring sabihin sa iyo ng iyong POS kung saan hahanapin at kung ilan ang dapat na nasa anumang naibigay na seksyon. Kung mayroon kang mga produkto na warehouse sa iba't ibang mga lokasyon, at ang isang warehouse ay nagpapakita ng higit na nawala o maling lugar na produkto kaysa sa iba pang mga warehouse, sasabihin nito sa iyo na maaari kang magkaroon ng problema sa seguridad o pagnanakaw sa tukoy na lokasyon na iyon. Kahit na ito ay nagpapatunay na maging isang simpleng pag-iingat, iyon ang kapaki-pakinabang na impormasyon na maaari mong gawiin upang matiyak na ang lahat ay sumusunod sa parehong pamamaraan.
Pamamahala sa Relasyon ng Customer
Kung gaano kahalaga ang pamamahala ng accounting at imbentaryo, mayroong higit pa sa isang matagumpay na negosyo kaysa sa pagbibilang ng bean. Kung paano ka nakikipag-ugnay sa iyong mga customer, at kung ano ang alam mo tungkol sa mga ito, ay maaaring magawa o masira ang iyong pag-asa para sa pangmatagalang paglaki. Maraming mga system ng POS ang sumusubaybay sa mga kasaysayan ng pagbili ng iyong mga customer sa paglipas ng panahon, at maaari kang magsimulang makaramdam kung sino ang iyong pinakamahusay na mga customer, at kung aling mga bagong produkto ang maaaring mag-apela sa kanila. Nang walang tulong ng computer, minsan madali itong hindi pansinin ang mga hindi malalakas na kostumer na matatag na customer ngunit hindi gumagawa ng sapat na malaking splash upang maging hindi malilimutan, ngunit madalas silang gulugod ng iyong negosyo.
Mga Sistema ng POS na mabuting pakikitungo
Ang mga system ng POS ay hindi limitado sa maginoo na mga negosyo na nakabatay sa pagbebenta. Mahalaga rin sila sa industriya ng mabuting pakikitungo, kung saan ginagamit ang mga ito upang mahawakan ang mas kumplikadong mga sitwasyon. Halimbawa, sa isang restawran, kailangang subaybayan ng system ang mga order na inilagay, at upang mag-print ng mga tiket para sa mga tauhan sa kusina, upang ipaalam sa kanila kung ano ang ihahanda. Ang sopistikadong mga system ay maaaring gumawa ng isang hakbang sa karagdagang at i-print ang magkakahiwalay na mga tiket para sa bawat workstation sa kusina, upang ang bawat indibidwal na lutuin ay may isang personal na listahan ng mga order. Dapat ding subaybayan ng system ang mga tip, bayad sa pag-catering at iba't ibang mga espesyal na singil, pati na rin ang pagsubaybay sa karaniwang mga presyo ng pagbebenta at buwis.
Ang pinaka may kakayahan na mga sistema ng POS ng restawran ay maaari ring magbigay ng uri ng tulong sa pamamahala ng imbentaryo na nasisiyahan ang mga nagtitingi. Sa mga pagkakataong iyon, ang mga recipe mula sa karaniwang menu ay ipinasok nang maaga sa computer. Kung nais ng iyong mga customer ang 213 na mga order ng iyong pirma ng pesto na hipon na ulam sa isang naibigay na gabi, maaaring ayusin ng system ang iyong mga antas ng imbentaryo upang maipakita sa iyo kung gaano karami ang isang dent na ginawa sa iyong supply ng sangkap. Palagi mong malalaman kung kailan at kung magkano ang muling pagsasaayos.
Mga Terminal sa Pagpoproseso ng POS Card
Masarap mangarap tungkol sa pagkakaroon ng lahat ng mga tampok na iyon sa iyong mga kamay, ngunit makatotohanang, hindi bawat negosyo ay nangangailangan ng isang buong-scale na POS system, lalo na sa simula. Maaari kang maging maayos sa isang old-school cash register sa ngayon, lalo na kung ang pagsabog para sa isang marangyang sistema ng POS ay mag-iiwan sa iyo ng kakulangan ng pondo para sa iba pang mahahalagang bagay, tulad ng imbentaryo at payroll. Sa kasong iyon, ang kailangan mo lang talaga ay isang terminal ng pagproseso ng card. Kahit sino ay maaaring tanggapin ang cash at mga tseke bilang pagbabayad, at ang mga simpleng POS machine na ito ay magbibigay sa iyo ng pagpipilian ng pagkuha ng mga credit card, debit card at mga gift card, pati na rin.
Sa ilang mga kaso, kahit na ang sopistikadong mga system ng POS ay gumagawa ng pragmatic na desisyon na gumamit ng magkakahiwalay na mga terminal ng pagproseso ng card. Kung binuo mo ang pagpapaandar na iyon sa isang monitor o keyboard, ang tanging paraan upang mai-upgrade ito ay sa pamamagitan ng pagpapalit ng monitor o keyboard, na karaniwang isang magastos na pagpipilian. Sa magkakahiwalay na mga terminal, kapag may mga bagong teknolohiya, tulad ng mga chip-based card o mga tap-to-pay card na sumama, kailangan mo lamang palitan o i-update ng serbisyo sa pagproseso ng pagbabayad ang mga terminal.
Mga Terminal sa Pagpoproseso ng Mobile Card
Mayroong kahit na mga paraan para sa mga mobile na negosyo upang tanggapin ang mga pagbabayad sa card, na maaaring maging napaka madaling gamiting, kung ikaw ay isang artesano o isang nagbebenta ng merkado ng isang magsasaka, o kung nagpapatakbo ka ng isang negosyo sa taksi o paghahatid. Kung mayroon kang isang restawran ng pizza, halimbawa, ang kumpanya na nagbibigay ng iyong mga regular na terminal ng pagproseso ng card ay maaaring itakda ka ng isang bersyon ng mobile na pinapatakbo ng baterya para sa iyong mga driver ng paghahatid. Ang mga gumagamit ng teknolohiya ng cell phone, na may isang SIM card at mobile data, upang maaari mong tanggapin ang mga pagbabayad saanman mayroong isang signal ng cellular.
Maaari ka ring magdagdag ng isang maliit na card reader, o "dongle," sa iyong telepono o tablet, upang magamit mo ito bilang isang simpleng aparato ng POS. Magagamit ang mga mambabasa ng card mula sa isang bilang ng mga vendor, at tumatanggap sila ng mga pagbabayad sa pamamagitan ng mga serbisyo tulad ng Square at PayPal, pati na rin sa pamamagitan ng maginoo na mga service provider.
