Kung mayroon kang isang dokumento sa Microsoft Word na nais mong gawing isang digital na pinupunan na form, mayroon kang isang bilang ng mga pagpipilian na magagamit. Maaari kang lumikha ng isang napupunan na form sa Word mismo, upang ang ibang mga tao ay maaaring punan ang form nang hindi na-edit ang pinagbabatayan ng dokumento. Maaari mo ring gamitin ang Adobe Acrobat at iba pang mga tool sa PDF upang mai-convert ang isang dokumento ng Word sa isang nai-e-edit na form na maaaring punan ng sinumang may software na katugma sa PDF. Ang mga online tool para sa pagkolekta ng mga tugon at lagda ng dokumento ay maaari ring makabuo ng mga napupunan na form para sa mga bagay tulad ng mga kontrata na maaari mong ipamahagi.
Pag-unawa sa Punan ng Teknolohiya ng Form
Karaniwan kung lumikha ka ng isang form para sa isang bagay tulad ng isang survey o isang kontrata bilang isang dokumento ng Word at ipadala ito sa isang tao, pinamamahalaan mo ang aksidente na sinasadya nila o sadyang baguhin nila ang dokumento bago punan ito at ibalik ito. Maaari itong maging isang isyu kung ang mga tao ay hindi nag-sign at nakumpleto ang mga form na iyong inaasahan.
Ang isang kahalili ay upang magpadala ng isang imahe o hindi nababago na PDF ng isang form, o kahit isang kopya ng papel. Maaari mong hilingin sa mga tao na punan ito sa pamamagitan ng kamay at ipadala ito pabalik, i-fax ito sa iyo o i-scan ito at i-email muli ang nakumpletong form. Gayunpaman, maaari itong maging mahirap, at hinihiling sa iyong tatanggap na magkaroon ng isang printer at scanner o maghintay ka para sa paghahatid ng postal mail.
Ang isang kahalili ay ang paggamit ng mga digital na tool upang lumikha ng isang form na maaaring mapunan ng isang tao sa isang computer at smart phone at maibalik sa iyo nang digital. Kung gagamit ka ng form upang mangolekta ng mga lagda o kasunduan, tiyaking sumusunod ka sa batas sa anumang mga kinakailangan sa iyong lugar para sa ligal na pagbigkis ng mga digital na lagda. Kung ang form ay nangongolekta ng anumang uri ng sensitibong impormasyon, tiyaking kinokolekta mo at iniimbak ito sa isang paraan na mapapanatili ang privacy ng mga tao at sumunod sa batas. Maaaring hindi ka makagamit ng email upang mangolekta ng ilang sensitibong impormasyon sa kadahilanang ito.
Lumilikha ng isang Punan na PDF
Gumamit ng Adobe Acrobat o iba pang software sa pag-edit ng PDF upang lumikha ng isang napupunan na PDF. Lumikha ng isang dokumento ng Word at i-save ito sa Word, pagkatapos buksan ang Acrobat. I-click ang menu na "Mga Tool" at i-click ang "Maghanda ng Form." Piliin ang Word file upang mai-import. Ang Acrobat ay makakakita ng mga potensyal na patlang ng form at awtomatikong idaragdag ang mga ito, ngunit maaari mong gamitin ang mga tool sa tamang pane ng pag-edit upang ayusin ang mga ito, tanggalin ang mga ito o magdagdag ng mga bagong patlang ng form. Kapag tapos ka na, maaari mong i-save ang form at ipadala ito sa ibang mga tao upang punan.
Maaari mo ring gamitin ang Acrobat upang ipamahagi ang form, i-email ito sa mga tao at kinokolekta ang kanilang mga tugon sa iyong inbox o sa pamamagitan ng isang system tulad ng Microsoft SharePoint. I-click ang pindutang "Ipamahagi", piliin kung paano mo nais na makatanggap ng mga tugon at i-click ang "Magpatuloy." Ipasok ang mga tatanggap na address o piliin ang mga ito mula sa iyong address book. Piliin ang "Kolektahin ang Pangalan at Email mula sa Mga Tatanggap Upang Magbigay ng Pinakamainam na Pagsubaybay," kung nais mo ng impormasyon tungkol sa kung sino ang natanggap at na-file ang form, o iwanang blangko upang mapanatili ang hindi kilalang mga bagay.
Lumikha ng Form sa Word
Maaari ka ring lumikha ng isang napupunan na form sa Word mismo na maaaring punan ng ibang mga tao gamit ang Word. Dapat ay makikita mo ang tab na "Developer" sa Word. Upang maipakita ito, i-click ang tab na "File", pagkatapos ay i-click ang "Mga Pagpipilian" at "Ipasadya ang Ribbon." Sa ilalim ng "Pangunahing mga tab," piliin ang "Developer" at i-click ang "OK."
Pagkatapos, lumikha ng isang bagong dokumento. Kung nais mong gumamit ng isang umiiral na template ng form ng Word, maaari mong gamitin ang opsyong "Maghanap ng mga template sa online" sa menu ng Word New Document upang makahanap ng isa na umaangkop sa iyong mga pangangailangan.
Kapag nagawa ang dokumento, gamitin ang mga pagpipilian sa tab na Developer upang magdagdag ng mga patlang ng form sa Word. Halimbawa, maaari kang magpasok ng isang "Rich Text Content Control" para sa mga tao na magpasok ng teksto o lumikha ng mga drop-down na menu at mga check box. Magdagdag ng teksto sa form pati na rin upang sabihin sa mga tao kung ano ang ipasok kung saan.
Matapos likhain ang form ayon sa gusto mo, protektahan ito mula sa ibang mga tao sa pag-edit nito sa pamamagitan ng pagpili ng lahat ng mga elemento ng form at teksto, pag-click sa "Limitahan ang Pag-edit" sa tab ng Developer. Pagkatapos i-click ang "Oo, Simulan ang Pagpapatupad ng Mga Paghihigpit." I-email o kung hindi man ipamahagi ang form sa mga tatanggap nito upang punan, at pagkatapos ay ipadala ito sa iyo.
