Ang mabuting komunikasyon sa negosyo ay maaaring gumawa ng isang malaking pagkakaiba sa kung paano ka napansin. Nagsusulat ka man ng pormal na panukala sa form ng liham o isang liham pang-negosyo lamang, gamit ang wastong pag-format at pagpapaliwanag nang malinaw at maikli ang iyong mga ideya ay matiyak na nauunawaan ng iyong tagapakinig ang iyong mga ideya at madagdagan ang posibilidad na makita silang mabuti.
I-format ang Liham
I-format nang tama ang liham. Sumulat sa letterhead kasama ang iyong pangalan, address at iba pang impormasyon sa pakikipag-ugnay na nakasentro sa itaas. Kung wala kang letterhead, i-type ang iyong pangalan at address sa kanang sulok sa itaas ng liham. Ang pangalan at address ng tatanggap ay dapat na dalawang linya pababa mula sa iyong address at sa kaliwang sulok. Ilagay ang petsa alinman na nakasentro sa ilalim ng address ng tatanggap o sa kanang bahagi sa linya sa ibaba ng address ng tatanggap.
Pagkatapos ay maglagay ng isang linya na "Re:" sa kaliwang bahagi sa ibaba ng petsa. Dapat maglaman ang linyang ito ng malinaw, maikli na impormasyon tungkol sa paksa ng liham. Halimbawa, kung tumatalakay ka sa isang panukala, sumulat ng isang bagay tulad ng: "Re: Panukala upang mapalawak ang pakikipagsosyo."
Address ang Tatanggap
Simulan ang iyong liham sa isang pormal na pagbati gamit ang tamang pamagat ng tatanggap. Ang mga wastong pamagat ay kasama ang G., Ms. at Dr. Huwag tawagan ang isang babae bilang Mrs o Miss maliban kung malinaw na sinabi niya sa iyo na gawin ito. Ang pagbati ay dapat sundan ng isang colon upang ang iyong pagbati ay ganito: "Mahal na Dr Smith:"
Magbigay ng Mga Detalye ng Background
Magbigay ng anumang impormasyon sa background sa unang talata. Halimbawa, kung sumusubaybay ka sa isang pagpupulong, maikling talakayin ang paksa ng pagpupulong. Kung nagsusumite ka ng isang panukala, magbigay ng isang maikling buod ng panukala sa unang talata. Matutulungan nito ang iyong madla na maunawaan ang mga kumplikadong panukala.
Sabihin ang Iyong Pakay
Malinaw at malinaw na ipahayag ang layunin ng iyong liham at ang iyong hiniling na susunod na pagkilos. Kapag sumusulat ng isang panukala, magbigay ng mga malinaw na detalye na hindi nagdaragdag ng labis na impormasyon. Ang isang panukala para sa isang pag-aayos ng negosyo, halimbawa, ay dapat magbigay ng mga pangunahing tuntunin ng panukala. Dapat mo ring isama ang anumang nauugnay na istatistika o katotohanan sa iyong panukala. Ang mga panukala ay mas malakas at mas nakakaengganyo kapag pinagbatayan sila sa pagsasaliksik o karanasan sa totoong mundo.
Humiling ng isang Pag-follow up mula sa Tatanggap
Kung humihiling ka para sa tukoy na pagkilos mula sa tatanggap - tulad ng isang refund o isang extension ng isang deadline - sabihin ito sa huling talata. Kung ang panukala ay nagbibigay ng anumang mga potensyal na benepisyo sa tatanggap, tiyaking ipahayag ito. Ang isang tao na humihiling ng isang pagbabalik-bayad mula sa isang negosyo ay maaaring bigyang-diin na ang pagbabalik na ito ay hikayatin siyang tumangkilik sa negosyo sa hinaharap.
Isara ang Liham
Isara ang liham sa pamamagitan ng pagpapasalamat sa tao para sa kanyang pagsasaalang-alang at hikayatin siyang makipag-ugnay sa iyo kung mayroon siyang mga katanungan. Ang sulat ay dapat isara sa isang valediction tulad ng "Taos-puso" o "Iyong tunay" na sinusundan ng isang kuwit. I-type ang iyong pangalan ng ilang mga linya sa ibaba ng valediction at lagdaan ang iyong pangalan sa itaas ng na-type mong pangalan.
Maglakip ng Dokumentasyon
Isama ang anumang sumusuportang dokumentasyon sa iyong liham. Itakda ang mga enclosure na ito sa pamamagitan ng pag-type ng "enclosures:" sa kaliwang bahagi sa ilalim ng iyong lagda. Ilista ang mga enclosure na kasama pagkatapos ng salitang ito. I-Proofread ang iyong liham para sa anumang mga typo, error sa spelling o mga pagkakamali sa gramatika.
