Ang mga awtomatikong sistema ng telepono ay naging halos lahat ng dako sa aming lipunan na hinihimok ng kahusayan, at maraming tao ang madalas na nakikipag-ugnay sa kanila. Kahit na ang mga system ng telepono na ito, na mas pormal na kilala bilang interactive na mga sistema ng pagtugon sa boses, ay naging masagana, maraming tao pa rin ang nagtataka kung bakit ginagamit ng mga negosyo ang mga ito at kung paano gumagana ang mga system.
Kahulugan
Sa pinakapangunahing antas nito, ang isang awtomatikong telepono o interactive na sistema ng pagtugon ng boses ay ang anumang sistema ng telepono na nakikipag-ugnay sa mga tumatawag nang walang input mula sa isang tao maliban sa tumatawag. Mas partikular, ang interactive na tugon sa boses, o IVR, ay ang teknolohiya na nag-o-automate ng contact sa telepono sa pagitan ng mga tao at machine.
Mga uri
Ang mga awtomatikong sistema ng telepono sa pangkalahatan ay nahuhulog sa tatlong uri: papasok, papasok at hybrid. Ang papalabas na mga system ng telepono ay naglalagay ng mga tawag sa mga tatanggap ng tao, alinman upang maghatid ng isang naitala na mensahe o magtaguyod ng isang koneksyon sa ibang tao. Ang mga papasok na system ay sinasagot ang mga tawag mula sa mga tao at nakikipag-ugnay sa mga tumatawag; ang mga sistemang ito ay maaaring matugunan ang mga pangangailangan ng tumatawag o ikonekta ang tumatawag sa isang operator ng tao. Pinagsasama ng mga hybrid system ang mga tampok mula sa parehong papasok at papasok na mga system, na pinapayagan silang pareho na tumawag at tumawag.
Pag-andar
Gumagana ang papasok na mga awtomatikong sistema ng telepono sa pamamagitan ng pagtanggap ng maramihang pag-input ng mga numero ng telepono, karaniwang mula sa isang computer drive o database. Gamit ang isang bangko ng mga linya ng telepono, ang mga system ay tumatawag at nakikinig para sa mga sagot; kapag nakakita ang mga system ng isang sagot ng tao, maaari silang maglaro ng paunang naitala na mensahe o ikonekta ang na-dial na partido sa isang magagamit na ahente ng tao. Ang mga papasok na system ay gumagana tulad ng papasok na mga system, ngunit sa kabaligtaran. Ang mga sistemang ito, na karaniwang pinapatakbo ng mga computer, ay sumasagot sa mga papasok na tawag. Karaniwang nagpe-play ng mensahe ang mga system, pagkatapos ay tanungin ang tumatawag na pindutin ang isang pindutan o magsalita ng isang tugon. Nakasalalay sa input ng tumatawag, ang naka-automate na system ng telepono ay maaaring maglaro ng ilang impormasyon, i-ruta ang tumatawag sa ibang prompt o ikonekta ang tumatawag sa isang operator ng tao.
Benepisyo
Maraming mga negosyo at samahan ang gumagamit ng papalabas na mga naka-automate na system ng telepono upang maghatid ng mga mensahe sa marketing sa mga customer o ikonekta ang mga customer sa mga telemarketer ng tao. Gumagamit din ang mga entity ng gobyerno ng papasok na mga system upang makapaghatid ng mga mahahalagang anunsyo at mensahe ng emerhensiya. Ang mga negosyo at iba pang mga organisasyon ay karaniwang gumagamit ng papasok na mga awtomatikong mga system ng telepono bilang kapalit ng isang resepsyonista; ang mga system na ito ay maaaring magdala ng mga tumatawag sa naaangkop na departamento, tanggapin ang input at, kapag nakakonekta sa isang computer database, kahit na sagutin ang mga pangunahing tanong.
Pagsasaalang-alang
Kahit na ang mga awtomatikong sistema ng telepono ay nag-aalok ng isang bilang ng mga benepisyo para sa mga negosyo, hindi pangkalakal at iba pa, ang mga sistemang ito ay may maraming mga kritiko. Ang mga papalabas na naka-automate na system ng telepono ay may potensyal na inisin ang mga mamimili, at ang mga mahinang naka-configure na system ay maaaring iwanan ang mga taong nakikinig sa katahimikan o pagtanggap ng maraming mga tawag kung saan nag-hang up lang ang system. Ang mga sistemang ito ay nagdulot ng labis na galit na ang regulasyon ng Federal Communication Commission ay kinokontrol ang kanilang paggamit at ngayon ay nangangailangan ng mga negosyong gumagamit sa kanila upang gumawa ng malawak na mga hakbang sa pagsunod. Ang mga papasok na awtomatikong system ay mayroon ding maraming mga drawbacks, dahil malaki, hindi maganda ang disenyo ng mga system ay maaaring iwanan ang mga customer na bigo at hindi maabot ang kanilang nilalayon na partido. Ang mga maling direksyon ng tawag ay maaari ring hadlangan ang pagiging produktibo, kaya maraming mga negosyo ang tumigil sa kanilang papasok na mga awtomatikong mga system ng telepono na pabor sa pagkonekta ng mga tumatawag nang direkta sa mga live na operator.
