Mga Gabay

Paano Sumulat ng isang Liham na Pagdidisenyo

Kapag ang pag-uugali ng isang empleyado ay nakompromiso ang pagiging produktibo at moral ng iyong koponan, oras na upang gumawa ng aksyon. Kahit na mahalaga na makipagtagpo sa empleyado upang talakayin ang iyong mga alalahanin, ang pag-follow up sa isang sulat na hindi pagdidisenyo ay hindi lamang napapansin ang empleyado na ang kanyang pag-uugali ay hindi katanggap-tanggap, nagbibigay din ito sa iyong negosyo ng dokumentasyon na maaaring magamit sa isang demanda o sa isang hindi pagkakaunawaan sa pag-angkin ng kawalan ng trabaho.

Sundin ang Mga Panuntunan sa Pag-uugnay sa Negosyo

Isulat ang liham sa headhead ng kumpanya. Kung nagpapadala ka ng liham sa pamamagitan ng email, pagkatapos ay i-save ang titik bilang isang .pdf at ipadala ito bilang isang kalakip. Simulan ang liham sa isang format ng memo na nagbibigay ng mahahalagang impormasyon tungkol sa kung ano ang tungkol sa sulat.

Halimbawa:

TO: Jane Smith

MULA SA: Jerry Smythe [paunang linya na ito]

PAKSA: Maling Pag-uugali ng Opisina

PETSA: Agosto 23, 2019

Sabihin ang Katotohanan

Ang isang liham na hindi pagsumite ay hindi isang pagkakataong ilabas ang iyong mga hinaing sa isang empleyado na naging istorbo o pananagutan. Panatilihing maikli ang iyong liham, ang wika nito ay hindi emosyonal at tiyakin na ang iyong mga alalahanin at kahihinatnan para sa empleyado ay malinaw.

Halimbawa:

Tulad ng tinalakay sa aming pagpupulong ngayon, mayroon akong mga seryosong alalahanin tungkol sa iyong pag-uugali sa kapwa iyong mga kasamahan at ako. Sa higit sa isang okasyon, nagpakita ka ng kawalang respeto sa mga pagpupulong ng pangkat, mga talakayan nang paisa-isa at sa mga pag-uusap dito sa opisina. Ang mga pag-uugaling ito ay sumasakit sa moral ng opisina at naging pananagutan sa pagkuha ng proyektong Johnson at Greene.

Magbigay ng Mga Halimbawa ng Pag-uugali

Idokumento ang mga insidente ng masamang pag-uugali sa loob ng liham. Tiyaking isama ang mga petsa at pangalan ng iba pang mga partido na kasangkot. Ilarawan ang mga negatibong pag-uugali nang hindi gusto. Huwag maging dramatiko, ngunit magbigay ng mga detalye na makakatulong sa sinumang magbasa ng liham upang maunawaan kung ano ang nangyari at kung bakit ang pag-uugali ng empleyado ay nagkakaroon ng pasaway.

Halimbawa:

Sa pulong kahapon (Agosto 22, 2019), ang iyong pag-uugali ay hindi propesyonal at nakakagambala. Inilibot mo ang iyong mga mata nang maraming beses habang nagsasalita si Tim, pinutol siya ng dalawang beses, at kalaunan ay tumalikod sa kanya nang sinubukan niyang makipag-usap sa iyo tungkol sa kanyang mga alalahanin. Malakas ka ding bumuntong hininga habang binigay ni Ruth ang kanyang ulat. Nang hilingin ko sa iyo na mangyaring linawin kung ano ang nakakagalit sa iyo tungkol sa sasabihin ni Ruth, umiling ka at sinabi na masyadong magtatagal upang magawa ito.

Ang pag-uugali na ito ay sumunod sa iyong pagsabog noong Agosto 20, 2019, kung saan naitaas mo ang iyong boses kay Erica nang nahihirapan siyang maghanap ng isang file na gusto mo. Mayroon kaming mga panauhin sa opisina nang panahong iyon, at masasabi kong nahihiya sila sa pandinig na tinatrato mo si Erica ng ganoon. Nang makausap ko kayo ng pribado tungkol sa pangyayaring iyon, nagkibit balikat kayo at sinabi na "Si Erica ay kailangang managot sa kanyang disorganisasyon." Sinabi ko na habang maaaring ito ang kaso, walang anumang dahilan upang itaas ang iyong boses, partikular sa isang propesyonal na setting. Sumang-ayon ka na "i-tone down" ito sa hinaharap.

Ngayon, nang magkita kami upang talakayin kung ano ang nangyari sa pulong noong ika-29 ng Agosto, ikaw ay nagtatanggol, tinatanong ako kung mayroon ako para sa iyo. Pinilit mo na sobra akong nag-react. Itinuro ko na, bilang may-ari ng kumpanya, nasa sa akin na magpasya kung anong uri ng kultura sa opisina ang nais kong pangalagaan. Sinabi mo na ako ay "masyadong malambot" at ang negosyo ay patungo sa kaguluhan kung panatilihin kong "nakakakod" na mga tao. Pinagambala mo ako ng tatlong beses habang sinubukan kong ipaliwanag ang aking kinatatayuan at kalaunan ay sumugod sa labas ng aking tanggapan habang kinakausap pa rin kita.

Tandaan Mga Bunga

Dapat malinaw na ipaliwanag ng liham ang mga kahihinatnan ng kasalukuyang pag-uugali ng empleyado, pati na rin ang maaasahan niya kung hindi siya nakakagawa ng agarang pagbabago. Kadalasan isang magandang ideya na maglatag ng isang plano para sa agarang pananagutan para sa paggawa ng positibong mga pagbabago.

Halimbawa:

Jane, habang sa pangkalahatan ay napahanga ako sa iyong trabaho at pinahahalagahan ka bilang isang empleyado, imposibleng pagyamanin ang isang produktibo, pangkalikasan na trabaho na kapaligiran kung ang isang empleyado ay regular na kumilos tulad ng sa iyo. Upang maipakita sa iyo ang pagiging seryoso ng iyong mga aksyon, at bigyan ang aming koponan ng kaunting oras upang muling maitaguyod, sinuspinde kita sa natitirang linggong ito nang walang bayad. Aalis ka sa tanggapan ngayon, Miyerkules, Agosto 23, at hindi ka babalik hanggang ika-9 ng umaga sa Lunes, Agosto 28. Inaasahan kong bibigyan ka ng oras na ito sa pag-isipan ang iyong mga aksyon at isaalang-alang ang mga hakbang na maaari mong gawin na makakatulong ikaw upang gumana nang mas naaangkop sa isang propesyonal na kapaligiran.

Sa iyong pagbabalik sa Lunes, mangyaring mag-email sa akin upang makapag-set up kami ng isang oras upang talakayin ang iyong mga plano para sa pagtugon sa iyong pag-uugali. Gayunpaman, kung magpapatuloy ang iyong nakasasakit na pag-uugali, maaari mo akong iwanang walang pagpipilian maliban sa pagtatanggal sa iyo mula sa iyong posisyon. Taos-puso akong umaasa na hindi ito darating sa ito, gayunpaman.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found