Ang panloob na mga kontrol ay mga patakaran at pamamaraan na inilalagay upang matiyak ang patuloy na pagiging maaasahan ng mga accounting system. Ang kawastuhan at pagiging maaasahan ang pinakamahalaga sa mundo ng accounting. Nang walang tumpak na mga tala ng accounting, ang mga tagapamahala ay hindi maaaring gumawa ng ganap na kaalamang mga pagpapasyang pampinansyal, at ang mga ulat sa pananalapi ay maaaring maglaman ng mga pagkakamali. Ang mga pamamaraang panloob na kontrol sa accounting ay maaaring masira sa pitong mga kategorya, ang bawat isa ay idinisenyo upang maiwasan ang pandaraya at kilalanin ang mga pagkakamali bago sila maging mga problema.
Tip
Ang pitong pamamaraang panloob na kontrol ay paghihiwalay ng mga tungkulin, mga kontrol sa pag-access, pisikal na pag-audit, pamantayang dokumentasyon, mga balanse sa pagsubok, pana-panahong pagkakasundo, at awtoridad sa pag-apruba.
Paghihiwalay ng mga Tungkulin
Ang paghihiwalay ng mga tungkulin ay nagsasangkot sa paghahati ng responsibilidad para sa bookkeeping, deposito, pag-uulat at pag-audit. Ang mga karagdagang tungkulin ay pinaghiwalay, mas mababa ang pagkakataong magkaroon ng anumang solong empleyado sa paggawa ng mga mapanlinlang na gawain. Para sa maliliit na negosyo na may lamang ilang mga empleyado sa accounting, ang pagbabahagi ng mga responsibilidad sa pagitan ng dalawa o higit pang mga tao o nangangailangan ng mga kritikal na gawain upang masuri ng mga katrabaho ay maaaring maglingkod sa parehong layunin.
Mga Kontrol sa Pag-access sa System ng Accounting
Ang pagkontrol sa pag-access sa iba't ibang bahagi ng isang sistema ng accounting sa pamamagitan ng mga password, mga lockout at electronic log ng pag-access ay maaaring panatilihin ang mga hindi pinahintulutang gumagamit sa labas ng system habang nagbibigay ng isang paraan upang ma-audit ang paggamit ng system upang makilala ang mapagkukunan ng mga pagkakamali o pagkakaiba. Ang matatag na pagsubaybay sa pag-access ay maaari ring hadlangan ang mga pagtatangka sa maling pag-access sa una.
Mga Pisikal na Pag-audit ng Mga Asset
Kasama sa mga pisikal na pag-audit ang cash na nagbibilang ng kamay at anumang mga pisikal na assets na sinusubaybayan sa accounting system, tulad ng imbentaryo, mga materyales at tool. Ang pisikal na pagbibilang ay maaaring magbunyag ng mga nakatagong pagkakaiba sa mga balanse ng account sa pamamagitan ng pag-bypass ng mga elektronikong tala nang kabuuan. Ang pagbibilang ng cash sa mga outlet ng benta ay maaaring gawin araw-araw o kahit maraming beses bawat araw. Ang mga mas malalaking proyekto, tulad ng imbentaryo ng bilang ng kamay, ay dapat gumanap nang mas madalas, marahil sa isang taunang o quarterly na batayan.
Pamantayang Dokumentasyong Pinansyal
Ang pamantayan ng mga dokumento na ginamit para sa mga transaksyong pampinansyal, tulad ng mga invoice, mga panloob na kahilingan sa materyal, mga resibo ng imbentaryo at mga ulat sa gastos sa paglalakbay, ay makakatulong upang mapanatili ang pagkakapare-pareho sa pag-iingat ng talaan sa paglipas ng panahon. Ang paggamit ng karaniwang mga format ng dokumento ay maaaring gawing mas madali upang suriin ang mga nakaraang talaan kapag naghahanap para sa mapagkukunan ng isang pagkakaiba sa system. Ang kakulangan ng standardisasyon ay maaaring maging sanhi ng mga item na hindi pinansin o maling interpretasyon sa naturang pagsusuri.
Pang-araw-araw o Lingguhang Pagsubok sa Mga balanse
Ang paggamit ng isang double-entry accounting system ay nagdaragdag ng pagiging maaasahan sa pamamagitan ng pagtiyak na ang mga libro ay palaging balanse. Kahit na, posible pa rin para sa mga pagkakamali na magdala ng isang system na dobleng pagpasok sa balanse sa anumang naibigay na oras. Ang pagkalkula ng pang-araw-araw o lingguhang mga balanse sa pagsubok ay maaaring magbigay ng regular na pananaw sa estado ng system, na nagbibigay-daan sa iyo upang matuklasan at maimbestigahan ang mga pagkakaiba sa lalong madaling panahon.
Panaka-nakang Mga Pagsasaayos sa Mga Sistema ng Accounting
Ang mga pana-panahong pagsasaayos ng accounting ay maaaring matiyak na ang mga balanse sa iyong accounting system ay tumutugma sa mga balanse sa mga account na hawak ng iba pang mga nilalang, kabilang ang mga bangko, mga tagatustos at mga customer sa credit. Halimbawa, ang isang pagkakasundo sa bangko ay nagsasangkot ng paghahambing ng mga balanse ng salapi at tala ng mga deposito at resibo sa pagitan ng iyong accounting system at mga bank statement. Ang mga pagkakaiba sa pagitan ng mga uri ng mga pantulong na account ay maaaring magsiwalat ng mga pagkakamali o pagkakaiba sa iyong sariling mga account, o ang mga pagkakamali ay maaaring nagmula sa ibang mga entity.
Mga Kinakailangan sa Pag-apruba ng Awtoridad
Ang paghiling ng mga partikular na tagapamahala upang pahintulutan ang ilang mga uri ng mga transaksyon ay maaaring magdagdag ng isang layer ng responsibilidad sa mga tala ng accounting sa pamamagitan ng pagpapatunay na ang mga transaksyon ay nakita, nasuri at naaprubahan ng naaangkop na mga awtoridad. Ang paghingi ng pag-apruba para sa malalaking bayad at gastos ay maaaring hadlangan ang mga walang prinsipyong empleyado mula sa paggawa ng malalaking mapanlinlang na transaksyon sa mga pondo ng kumpanya, halimbawa.
