Sa labas ng halagang dapat bayaran, ang numero ng invoice ay ang pangalawang pinakamahalagang numero sa iyong invoice. Ang sistematikong pagtatalaga ng isang natatanging numero sa bawat invoice ay magbibigay sa iyo ng isang identifier para dito. Gamitin ang identifier na ito upang maghanap ng isang invoice sa isang computer kapag tumawag ang isang customer na may isang katanungan na invoice o upang makahanap ng isang pisikal na kopya ng invoice sa iyong mga file. Istraktura ang iyong numero ng invoice sa anumang paraan na pinakaangkop sa iyong mga pangangailangan, hangga't tatapusin mo ang numero sa isang natatanging pagkakasunud-sunod na pagkakakilanlan.
Pagsunud-sunod ng Bilang ng Invoice
Karamihan sa software ng accounting sa negosyo bilang default ay gumagamit ng sunud-sunod na pagnunumero para sa mga invoice. Ang pagkakasunud-sunod ng pag-numero ng invoice ay ang pundasyon para sa paglikha ng mga natatanging numero ng invoice. Ang bilang ng invoice ay nagsisimula sa bilang na "1" maliban kung i-override mo ito. Halimbawa, kung mas gusto mo ang isang limang digit na numero ng invoice, maaari mong palitan ang "1" ng numero na "10,000."
Awtomatikong itatalaga ng software ang susunod na numero ng invoice, "10,001." Bilang karagdagan, kung susubukan mong maglagay ng isang invoice na may isang duplicate na numero ng invoice, babalaan ka ng karamihan sa software. Upang lumikha ng sunud-sunod na pag-numero ng invoice, gumamit ng isang listahan ng mga sunud-sunod na numero. Kapag gumamit ka ng isang numero, isulat ang pangalan ng customer kung kanino mo itinalaga ang numero ng invoice at ang halaga ng invoice.
Pagsunud-sunod sa Numerong Invoice
Magtalaga ng mga numero ng invoice nang magkakasunod-sunod. Halimbawa, i-format ang isang numero ng invoice na nabuo sa isang invoice para sa isang numero ng kostumer na 4,072 sa Hunyo 30, 2017, bilang 20170630-4072-00. Ang unang serye ng mga numero ay ang petsa, ang pangalawang serye ng mga numero ay ang numero ng customer at ang pangatlong serye ng mga numero ay ang sunud-sunod na natatanging pagkakakilanlan para sa invoice.
Kung bubuo ka ng pangalawang invoice sa petsang iyon para sa customer na iyon, ang numero ng invoice ay magiging 20170630-4072-01. Gumamit ng anumang format ng petsa na iyong pipiliin. Kabilang sa mga alternatibong format ng petsa ang 06302017, 120630 at 063012.
Magsimula sa isang Numero ng Customer
Simulan ang mga numero ng invoice sa numero ng customer upang mabigyan ang iyong sarili ng pangalawang paraan upang makilala ang isang invoice na kabilang sa isang tukoy na customer sa pamamagitan ng pagtingin lamang sa numero ng invoice. Ang pamamaraang ito ay katulad ng pamamaraan ng pag-bilang ng magkakasunod. Ang isang system ng pagnunumero ng invoice na umaasa sa numero ng customer ay magsisimula sa numerong iyon.
Dalawang halimbawa para sa customer 4072 ay 4072-06302017-01 (numero ng customer, petsa, sunud-sunod na numero) at 4072-0001 (numero ng customer, sunud-sunod na numero). Gumamit ng higit pang mga digit para sa iyong sunud-sunod na numero kung hindi mo ginagamit ang petsa upang hindi ka mabilis na maubusan ng mga natatanging sunud-sunod na numero.
Magsimula sa isang Numero ng Proyekto
Gumamit ng isang numero ng proyekto bilang bahagi ng iyong numero ng invoice kung nais mong makilala ang proyekto na kabilang ang isang invoice sa pamamagitan ng pagtingin sa numero ng invoice. Ang pamamaraan ng pag-numero ng invoice na ito ay kapaki-pakinabang para sa mga kumpanya ng konstruksyon at iba pang mga kumpanya na kumukuha ng mga proyekto, kung saan ang numero ng proyekto ay isa sa pinakamahalagang numero. Simulan ang numero ng invoice na may natatanging code ng proyekto na sinusundan ng isang petsa.
Ang mga halimbawa ng mga numero ng invoice ng proyekto ay may kasamang 4072-STUC5012-01 (customer, proyekto, sunud-sunod) at STUC5012-4072-01 (proyekto, kostumer, sunud-sunod).
