Sa kurso ng normal na negosyo, kakailanganin ang iyong kumpanya na gumamit ng iba't ibang mga liham upang makipag-usap sa mga customer, vendor, lead sales, empleyado at iba`t ibang mga tao. Kahit na ang pormal na mga liham sa negosyo ay tila hindi napapanahon sa isang digital na mundo, ang pag-alam kung paano maayos na mai-format at magkasama ang isang sulat at mga naaangkop na enclosure ay matiyak na ikaw at ang iyong kumpanya ay tiningnan bilang isang propesyonal na samahan.
Sabihin ang isang Malinaw na Pakay
Kapag ang pagsusulat ng iyong sulat sa negosyo ay malinaw na isinasaad ang iyong layunin at ikonekta ang iyong mensahe nang direkta sa mga item na iyong isinasara. Maaari kang sumusubaybay sa isang kahilingan para sa impormasyon tungkol sa iyong kumpanya, ipinakilala ang iyong sarili sa isang prospective na kliyente o lumalapit sa isang namumuhunan na may isang panukala sa negosyo. Kapag alam ng tatanggap kung bakit ka sumusulat, ang mga enclosure na ipinapadala mo sa kanila ay magiging mas may katuturan at titingnan sa pamamagitan ng lens ng impormasyon sa iyong liham.
Inimbitahan ng Enclosure ang Patuloy na Pakikipag-ugnayan
- Natunaw na Impormasyon: Sa pagkakaroon ng email, napakalaking dami ng komunikasyon na dumadaloy sa paligid ng mga digital na haywey. Ang average na manggagawa ay tumatanggap ng sa pagitan ng 100 hanggang 200 mga email araw-araw at tiyak na hindi matunaw ang lahat ng impormasyong nilalaman sa bawat isa. Ang isang naka-print na liham ay maaaring makilala mula sa digital inbox at makuha ang pansin ng isang mambabasa. Anyayahan ang iyong mambabasa na makisali nang higit pa sa pamamagitan ng pagbabasa ng iyong mga enclosure upang makakuha ng karagdagang impormasyon sa iyong kumpanya o tumugon sa iyong mga panukala.
- Feedback: Bagaman ang mga titik ay isang uri ng komunikasyon, ang mga ito ay sa isang panig lamang. Mayroon kang pagkakataon na maihatid ang iyong mensahe, ngunit hindi ka makakatanggap ng puna mula sa taong iyong sinusulat. Pinapayagan ka ng mga enclosure na marinig ang kabilang panig ng "pag-uusap." Humihiling sila ng isang tugon sa pamamagitan ng isang postcard na bumalik, email o pagkumpleto ng isang form at bibigyan ka ng isang ideya kung gaano kahusay natanggap ang iyong mensahe.
Mga halimbawa ng Enclosure
Walang itinakdang mga panuntunan para sa kung ano ang maaaring isara sa iyong liham. Gayunpaman, ipadala lamang kung ano ang mahalaga sa iyong hangarin. Huwag mag-overload sa tatanggap ng napakaraming materyal na sa palagay nila ay nabibigo sila; nais mong basahin nila ang materyal, hindi itapon ito. Kabilang sa mga halimbawa ng enclosure ay:
- Mga Brochure - mga dokumento na naglalaman ng impormasyon tungkol sa iyong kumpanya, mga produkto o serbisyo
- Mga ligal na dokumento - Mga Pahayag sa Patakaran sa Pagkapribado, mga form sa paglabas
- Mga Bid Sheet - mga application para sa mga vendor na magsagawa ng trabaho para sa iyong kumpanya
- Mga form sa buwis - Mga dokumento sa buwis na W-9 na kailangan mong panatilihing naka-file
Pag-format ng Liham para sa Mga Enclosure
Ang isang pormal na liham sa negosyo ay dapat na magkaroon ng kamalayan sa mambabasa na nagsasama ka ng mga dokumento. Magandang ideya na mag-refer sa mga dokumento sa pamamagitan ng pangalan at kung nangangailangan sila ng isang tugon, banggitin din iyon. Halimbawa, "Mangyaring kumpletuhin at ibalik ang nakapaloob na form na W-9 sa aming tanggapan sa Dis. 31." Bilang karagdagan, sa pagtatapos ng iyong liham, dalawang linya sa ibaba ng iyong lagda, kasama ang isa sa mga sumusunod na notasyon:
- Enclosure (2)
- Encl .: Brochure ng produkto (1), Mga Review ng Customer (2)
- Enc .: W-9 na Porma
Noong nakaraan, ang karaniwang wika para sa pagbanggit ng mga enclosure ay may kasamang parirala, "Nakapaloob, mangyaring hanapin ...". Gayunpaman, ang pariralang ito ay antigo at hindi na ginagamit. Pagkatapos ng lahat, nasabi mo na sa iyong mambabasa na isinasara mo ang mga dokumento, kaya't hindi nila kailangang hanapin ang mga ito. Simpleng pagsusulat lamang, "Sumasara ako _____, "dapat sumapat.
Mga enclure sa Digital World
Dahil ang isang mahusay na pakikitungo sa pagsulat ng negosyo ay nagaganap sa internet, ang karamihan sa iyong sulat sa negosyo ay maaaring maganap bilang mga email. Sa kasong ito, ilalagay mo nang elektroniko ang mga dokumento at maaaring ilipat ang mga salita upang maipakita ang pagbabago. Siguraduhing panatilihin ang mga file ng dokumento sa naaangkop na mga format at sa mga makatuwirang laki ng nada-download.
Suriin Bago Nagpadala
Tiyaking ipasok ang iyong mga enclosure kasama ang iyong liham bago ang pag-mail. Katulad nito, kung nagpapadala ng isang email siguraduhin na talagang ilakip ang iyong mga dokumento. Bagaman madali itong makagawa ng pagkakamaling ito, ang pagdulas sa detalyeng ito ay maaaring makapinsala sa iyong propesyonal na imahe at bigyan ang tatanggap ng impression na hindi mo binibigyang pansin ang mga detalye.
